創建Access2007表

 前言   完成Access2007表的設計后，就可以開始創建Access2007表了，即構造每個表中的字段、定義每個字段的數據類型、設置字段的屬性。

      Access2007創建表分為創建新的數據庫和在現有的數據庫創建表兩種情況。在創建新的數據庫時，自動創建一個新表。在現有的數據庫中創建表可以通過以下五種方式：

（1）直接創建一個空表。

（2）使用模板創建表。

（3）使用設計視圖創建表。

（4）從其他數據源（如Excel2007工作薄、word2007文檔、文本文件或其他數據庫）導入或鏈接到表。

（5）根據SharePoint列表創建表。

一、在新數據庫中創建新表

例1、創建一個“教學管理”數據庫，同時建立“系別”表，其結構如表1所示。操作步驟如下：

（1）在“文件”菜單上，單擊“新建”命令。

（2）在右側窗格的“文件名”文本框中，鍵入文件名“教學管理”，選擇保存的路徑為“E/Example”。

（3）單擊“創建”按鈕。

新數據庫隨即打開，將創建名為“表1”的新表，并在“數據表”視圖中打開它。

（4）在“數據表”視圖中，雙擊“添加新字段”列標題，然后在其中輸入新的字段名稱“系別名稱”，如圖1所示。這時在右側又添加了一個“添加新字段”列。

（5）選中ID字段列。在“數據表”選項卡的“字段和列”組中，單擊“重命名”按鈕，然后輸入列標題“系別ID”。

圖1   添加“系別名稱”列標題

（6）在“快速訪問工具欄”中，單擊保存按鈕。

（7）在打開的“另存為”對話框中，輸入表的名稱“系別”，然后單擊“確定”按鈕，如圖2所示。

圖2   輸入表名稱

表1   系別

     完成對字段標題的修改后，就可以直接輸入字段值。在輸入字段值后，Access2007自動為字段設置數據類型和屬性。這種方法簡單快捷，但是也存在缺點。有時，字段數據類型不太恰當，字段大小也可能存在冗余。為此需要在設計視圖中修改字段的數據類型和字段屬性。

（8）在Access2007工作窗口的右下角，單擊按鈕，打開表的設計視圖。注意這時自動切換到“設計”選項卡，如圖3所示。

（9）在設計視圖中，選中“系別名稱”字段，設置字段大小為“10”，如圖4所示。

圖3  “設計”選項卡

圖4   設置“系別名稱”字段的大小

設置完成后，再一次保存“系別”表。

二、使用模板創建表

    創建“聯系人”、“任務”、“問題”、“事件”或“資產”表時，可以使用Access2007內置的關于這些主題的表模板。

例2   創建一個“通信錄”數據庫，在該數據庫中創建一個聯系人表。具體操作步驟如下：

（1）在“文件”菜單上，單擊“新建”命令。

（2）在右側窗格的在“文件名”文本框中，鍵入文件名“通信錄”，選擇保存的路徑為“E:/Example”。

（3）單擊“創建”按鈕。

（4）在“創建”選項卡上的“表”組中，單擊“表模板”命令。

（5）在打開的如圖5所示的“表模板”下拉列表中，單擊“聯系人”模板，則基于“聯系人”表模板所創建的表就被插入到當前數據庫中，如圖6所示。

圖5   “表模板”列表

圖6   插入“聯系人”模板后創建的新表

（6）單擊“保存”按鈕，在打開的保存對話框中，給表命名后完成表的創建。

     如果使用模板所創建的表不能完全滿足需要，可以對表進行修改。簡單的刪除或添加字段可以在數據視圖中操作，復雜的設置則需要在設計視圖中進行。

三、使用設計視圖創建表

    使用模板創建表固然方便快捷，但是有一定的局限性。使用設計視圖創建表是一種十分靈活但是比較復雜的方法，需要花費較多的時間。對于較為復雜的表，通常都是在設計視圖中創建的。

例 3   在“教學管理”數據庫中，創建“成績”表。成績表的結構，如表2所示。

表2   成績表結構

使用設計視圖建立“成績”表的操作步驟如下：

（1）打開“教學管理”數據庫。在“創建”選項卡的“表”組中，單擊“表設計”按鈕。

（2）打開表的設計視圖，按照表2的內容，在字段名稱中輸入字段名稱，在數據類型列中選擇相應的數據類型，在常規屬性窗格中設置字段大小，如圖7所示。

（3）把光標放在字段選定位置上，按住左鍵不放開。選中學號和課程號兩個字段后松開左鍵，這時兩個字段被選中，背景為黑色。單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中，單擊“主鍵”按鈕，或者在“設計”選項卡中，單擊“主鍵”按鈕。設置完成后，在學號和課程號的字段選定器上出現鑰匙圖形，表示這兩個字段是主鍵，如圖8所示。

（4）單擊“保存”按鈕，以“成績”為名稱保存表。

圖7   成績表的設計視圖

圖8   設計主鍵的結果

四、通過導入來創建表

    可以通過導入自其他位置存儲的信息來創建表。例如，可以導入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數據庫、Outlook2007文件夾以及其他數據源中存儲的信息。

例4   將“課程表.xls”導入“教學管理”數據庫中，操作步驟如下：

（1）打開“教學管理”數據庫，在功能區，選中：外部數據“選項卡，在“導入”組中，單擊“Excel”命令按鈕。

（2）如圖9所示，在打開的“獲取外部數據”對話框中，單擊“瀏覽”按鈕。

圖9   “獲取外部數據”對話框

（3）在打開的“打開”對話框中，將“查找范圍”定位于外部文件所在文件夾，選中導入的數據源文件“課程表.xls”，單擊“打開”按鈕。

（4）返回到“獲取外部數據”對話框中，單擊“確定”按鈕。

（5）在打開的“請選擇合適的工作表或區域”對話框中，直接單擊“下一步”按鈕。

（6）在打開的“請確定指定的第一行是否包含列”對話框中，選中“第一行包含列標題”復選框，然后單擊“下一步”按鈕。

（7）在打開的“指定有關正在導入的每一字段信息”對話框中，指定“課程號”字段的數據類型為“文本”，索引項為“有（無重復）”。然后依次設置其他字段信息，設置“學時”的數據類型為“整型”，“學分”的數據類型為“字節”，對其他保持默認設置。單擊“下一步”按鈕。

（8）在打開的“定義主鍵”對話框中，選中“我自己選擇主鍵”單選按鈕，Access2007自動選定“課程號”字段，然后單擊“下一步”按鈕。

（9）在打開的指定表的名稱對話框中，在“導入列表”文本框中，輸入“課程”，然后單擊“完成”按鈕。

到這里完成使用導入方法創建表的過程。

（10）在打開的“保存導入步驟”對話框中，取消選擇“保存導入步驟”復選框，單擊“關閉”按鈕。

注：保存導入步驟是Access2007新增加的功能，對于經常進行相同導入操作的用戶，可以把導入步驟保存下來，下一次可以快速完成同樣的導入。

五、通過鏈接來創建表

    可以通過鏈接自其他位置存儲的信息來創建表。例如，可以鏈接自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數據庫、Outlook2007文件夾以及其他數據源中存儲的信息。

    導入信息時，在當前數據庫的一個新表中創建信息的副本。相反，鏈接信息時，則是在當前數據庫中創建一個鏈接表，該鏈接表代表指向其他位置所存儲的現有信息的活動鏈接。因此，在鏈接表中更改數據時，也會同時更改原始數據源中的數據。

    鏈接表的操作與導入表的操作基本相同，這里就不重復了。

    為了保證數據庫的安全，或者當在網絡環境中，使用Access2007數據庫時，需要把Access2007數據庫拆分成前后兩端分離的兩個數據庫。在后端數據庫中保存表，前端數據庫保存查詢、窗體等除表之外的所有對象。前端的數據庫與后端數據庫中的表相鏈接。

六、定義主鍵

    在Access2007中，每個表通常都應有一個主鍵。使用主鍵不僅可以唯一標識表中每一條紀錄，還能加快表的索引速度。

    在Access2007中，有三種類型的主鍵：自動編號、單字段和多字段。將自動編號型字段指定為表主鍵是定義主鍵最簡單的方法。自動編號主鍵的特點是，當向表中增加一條新紀錄時，主鍵字段值自動加1。但是在刪除紀錄時，自動編號的主鍵值會出現空缺不連續，且不會自動調整。如果表中某一字段的值可以唯一標識一條紀錄，例如“課程表”的“課程號”，那么就可以將該字段指定為主鍵。如果表中沒有一個字段的值可以唯一標識一條紀錄，那么就可以考慮選擇多個字段組合在一起作為主鍵，來唯一標識紀錄，例如“課程表”中，可以把“學號”和“課程號”兩個字段組合起來作為主鍵。

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