Access字段添加及設(shè)置

字段是通過在表設(shè)計窗口中的字段輸入?yún)^(qū)域的每一行中輸入字段名和字段數(shù)據(jù)類型來創(chuàng)建的。字段描述是用來識別字段對象的選項。輸入數(shù)據(jù)時，描述將會出現(xiàn)在窗口底部的狀態(tài)欄中。

輸入完每個字段的名稱和數(shù)據(jù)類型后，就可以在屬性區(qū)域中輸入屬性來進一步指定每個字段的使用方式。

1 .命名字段
需要向開發(fā)人員、系統(tǒng)用戶和Access 提供具備充分描述性的字段名來識別字段。字段名需要足夠長，便于可以快速地識別字段的對象，但也不要過長(后面在輸入有效性規(guī)則或在計算時如果使用字段名，就需避免字段名過長的情況。〉

要輸入字段名，將指針指向"字段名稱"列下表設(shè)計窗口中的第一行。隨后按照以下規(guī)則鍵入合法的字段名:

字段名字符數(shù)為1 至64 個。
字段名可以包含字母、數(shù)字和多個特殊字符。
字段名中不可以包含句號(.)、嘆號(!)、方括號([]) 或者重音符號(')。
不可以使用低位的ASCII 字符，例如Ctrl+J 或者Ctrl+L (ASCII 值為0 至31) 。
開頭處不可以為空格。
不可以對Microsoft Access 項目文件中使用雙引號(" )。

可以用大寫、小寫或者大小寫混合的方式輸入字段名。在鍵入字段名時如果出現(xiàn)錯誤，可將光標(biāo)置于錯誤位置并鍵入更正后的內(nèi)容。可以隨時改變字段名，即使字段名位于表中并且字段中包含數(shù)據(jù)也可以。

注意: Access 對大小寫并不敏感，因而數(shù)據(jù)庫將表命名為tblContactss 或者TblContactss 并沒有關(guān)系。選擇大寫、小寫或者大小寫混合方式完全由用戶來決定，但表名稱必須具有描述性并且易于理解。

警告:保存表后，如果更改了字段名，那么同樣需要是改查詢、窗體或者報表中使用的字段名。Access 應(yīng)用程序出現(xiàn)錯誤的一個主要原因就是史改了基本數(shù)據(jù)庫對象，例如哀和字段，而忽視了改變整個數(shù)據(jù)庫中所有相應(yīng)的內(nèi)容.要忽略窗體或者報表中，或者深入嵌入到應(yīng)用程序VBA 代碼中的控件的控制源中的字段名引用非常容易。

2. 指定敢據(jù)類型
下一步就是創(chuàng)建表和定義表的字段。還要決定每個字段中包含的類型數(shù)據(jù)。在Access 中，可以選用多種數(shù)據(jù)類型(本章下面將會詳細(xì)說明這些數(shù)據(jù)類型)。

文本:文字和數(shù)字字符，最多為255 字。
備注:文字和數(shù)字字符，最長可達(dá)65538 (64K) 個字符。
數(shù)字:多種類型和格式的數(shù)字。
日期/時間:日期和時間數(shù)據(jù)。
貨幣:貨幣數(shù)據(jù)。
自動編號:自動增加數(shù)字計數(shù)器。
是/否:邏輯值、是/否、真/假。
OLE 對象:圖像、圖形、聲音、視頻以及文字處理和電子表格文件。
超鏈接:與圖像、圖形、聲音、視頻以及文字處理和電子表格文件連接的字段。

必須向每個字段分配一個數(shù)據(jù)類型。而且還需要指定文本字段的長度，或者接受文本字段50個字符的默認(rèn)值。

3. 設(shè)計數(shù)據(jù)輸入規(guī)則
最后一個設(shè)計決定是關(guān)于數(shù)據(jù)有效性的，數(shù)據(jù)有效性在用戶輸入數(shù)據(jù)時顯示得尤為重要。用戶需確保進入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)問題(通過某種規(guī)定測試的數(shù)據(jù))。用戶必須處理幾種不同的數(shù)據(jù)有效性。例如，可以測試己知的單個工頁，規(guī)定Gender 字段只能接受Male 、Female 或者Unknown 值。或者還可以把Weight 值指定為0 到1500 磅之間來測試范圍。

4. 設(shè)計查閱表
為了進行數(shù)據(jù)有效性或是使系統(tǒng)的創(chuàng)建變得更輕松，有時需設(shè)計完整的表:這些表稱為查閱表。例如，由于Access Auto Auctions 需要使用字段來確定客戶的稅率，因此需要使用包含納稅地點和稅率的查閱表。再例如，當(dāng)客戶通過特定的方式(現(xiàn)金、信用卡或現(xiàn)金匯票等方法)來進行支付時也可能需要使用查閱表。

由于稅率經(jīng)常變動，存儲稅率遠(yuǎn)比將稅率硬編碼到應(yīng)用程序中更有意義。使用查閱表后，每當(dāng)創(chuàng)建發(fā)貨單時Access 就可以從tblTaxRates 中查詢到當(dāng)前的稅率。一張發(fā)貨單所使用的稅率將與其他發(fā)貨單數(shù)據(jù)一起存儲到Invoice/Sales 表中，這時因為這些數(shù)據(jù)是依時間而變化的，存儲在tblTaxRates 中的值很可能會在未來發(fā)生變化。

查閱表的另一個對象就是將字段中的輸入數(shù)據(jù)限定為一個特定的值。例如，可以使用包含支付類型(現(xiàn)金、支票、MasterCard 等〉的表。支付類型表(tblPaymentTypes) 可以用作查閱表，來確保只有批準(zhǔn)的支付方法可以輸入到Invoice 表中。

提示:當(dāng)在表中創(chuàng)建字段時，可以使用數(shù)據(jù)類型"查閱向?qū)?.這并不是一種實際的數(shù)據(jù)類型，但卻可以通過不同的方法存儲和顯示字段.

盡管可以在數(shù)據(jù)輸入窗體中創(chuàng)建字段，將聯(lián)系人的合法輸入值限定為銷售商和購買者，但還需要創(chuàng)建一個只包含一個字段( ContactType) 的表并且使用tblContactss 中的ContactType 字段來鏈接到ContactType 查詢表中的該字段。

注意:可以用與創(chuàng)建其他表完全一樣的方式來創(chuàng)建查閱表，并且其工作方式與其他表也相同.惟一的不同點就在于農(nóng)數(shù)據(jù)的使用方式。

Access Auto Auctions 應(yīng)用程序中包含了幾個查閱表: tblPaymentType 、tblTaxRates 和tblCategories 。

5. 分配字段數(shù)據(jù)類型
命名完一個字段之后，必須決定字段中保存何種類型的數(shù)據(jù)。開始輸入數(shù)據(jù)之前，用戶應(yīng)該充分了解系統(tǒng)將要使用的數(shù)據(jù)類型。表2-2 顯示出了10 種基本的數(shù)據(jù)類型:有些數(shù)據(jù)類型(例如數(shù)字)可以包含幾個選項。

表2-2 Microsoft Access 中可用的數(shù)據(jù)類型

圖2-17 顯示了為所創(chuàng)建的字段選擇數(shù)據(jù)類型的"數(shù)據(jù)類型"下拉菜單。

圖2-17 "數(shù)據(jù)類型"下拉菜單

以下是在為表中的新字段選擇數(shù)據(jù)類型時需要考慮的基本規(guī)則:

數(shù)據(jù)類型應(yīng)反映字段中的所存儲的數(shù)據(jù)。例如，用戶應(yīng)選擇一種數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型來存儲如數(shù)量和價格等數(shù)字。然而，不能在數(shù)字字段存儲電話號碼或者社會安全號碼。應(yīng)用程序不會對電話號碼進行加或乘等數(shù)字操作，并且該類數(shù)據(jù)也不應(yīng)該存儲在數(shù)字字段中。而是應(yīng)該使用面向社會安全號碼和電話號碼等公共數(shù)據(jù)的文本。而且，數(shù)字字段不會存儲開頭部分的零。向數(shù)字字段中輸入郵編(例如02173) 意味著實際上只存儲了4 位數(shù)字(2173) 。

需要考慮選定數(shù)據(jù)類型的存儲需求。盡管可以使用長整型來代替簡單整型或者字節(jié)值，長整型的存儲需求( 4 字節(jié)〉是簡單整型的兩倍。這意味著需要兩倍的內(nèi)存來使用和操作數(shù)字，并且需要兩倍的空間來存儲數(shù)字。因此對于數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)來說，要盡可能地使用字節(jié)和整型數(shù)據(jù)。

是否希望對字段進行分類或者索尋I? 由于二進制的特性，備注和OLE 對象字段無法進行分類或索引。因而在使用備注字段時需謹(jǐn)慎行事。存儲和使用備注字段所需要的系統(tǒng)開銷相當(dāng)可觀。

需要考慮到數(shù)據(jù)類型對排序需求的影晌。數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的排序方法與文本數(shù)據(jù)有所不同。使用數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型時，數(shù)據(jù)會按預(yù)期進行排序: 1. 2 , 3, 4, 5 , 10 , 100 。而存儲為文本數(shù)據(jù)的同樣序列就會按這樣的方式進行排序: 1. 10, 100, 2, 3, 4 , 5 。如果必須以數(shù)字順序?qū)ξ谋緮?shù)據(jù)進行排序的話，必須在開始進行排序之前增加數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換功能。

注意:使代表數(shù)字的文本數(shù)據(jù)以適當(dāng)?shù)捻樞蜻M行排序非常重要，需要在數(shù)字之前加零(00 1， 002 等) . 這樣文本值就會按預(yù)期的順序進行排序: 00 1, 002 , 003 ,
004 , 005 , 010 , 100.

數(shù)據(jù)文本還是日期數(shù)據(jù)?在處理日期時，把數(shù)據(jù)存儲到"日期/時間"字段中比存儲為"文本"字段要好。文本值的排序方式不同于日期數(shù)據(jù)(日期在內(nèi)部被存儲為數(shù)字)，這樣會擾亂依賴于時間順序的報表和其他形式的輸出數(shù)據(jù)。

記住所需要的報表。用戶不可以對報表中的備注或者OLE 數(shù)據(jù)進行排序或分組。如果基于各注或者OLE 數(shù)據(jù)來創(chuàng)建報表非常的重要的話，可以添加如日期或者序列號等標(biāo)記字段，它們可以用來為表提供排序鍵。

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