Access數據庫及其基本操作

1.2.2??Access數據庫及其基本操作

Access是一個數據庫管理系統，它之所以被集成到office中而不是Visual??Studio中，是因為它與其它的數據庫管理系統（如Visual??FoxPro）相比更加簡單易學，一個普通的計算機用戶即可掌握并使用它。而且最重要的一點是，Access的功能足夠強大，足以應付一般的數據管理及處理需要。

下面，讓我們以用MS??Access創建一個數據庫為例介紹這種數據庫的基本用法，需要說明的是，該數據庫中包含了一張結構如圖1.1的表。

1.新建數據庫

新建一個數據庫有兩種方法：一種是創建一個空數據庫，即建立一個沒有表、查詢、窗體和報表等內容的數據庫；另一種方法是使用Access中提供的數據庫模板創建數據庫，即通過對向導所提出的選項和不同選擇來設計窗體、查詢和報表等，從而建立一個完整的數據庫。這里我們將使用第一種方法：

Step1：在Access窗口中單擊??“文件(F)”菜單，在下拉菜單中選擇??“新建”項，將得到如圖1.2所示的對話框。



圖1.2??“新建”對話框??

Step2：雙擊??“數據庫”??圖標，即會顯示??“文件新建數據庫”??對話框，如圖1.3所示



圖1.3??“文件新建數據庫”對話框??

Step3：在文件名文本框中輸入要保存數據庫的文件夾及新建的數據庫名，如??“C: est”，然后選擇??“確定”。即可創建好一個名為??“test”??的數據庫，并顯示如圖1.4。



圖1.4??test??數據庫窗口??

二.添加數據表

表是Access數據庫的基礎，是信息的載體。其它對象如查詢、窗體和報表，也是將表中的信息以各種形式表現出來，方便用戶使用這些信息。在Access中，創建表的方法有三種：一是使用設計器創建表；二是通過輸入數據創建表；三是利用向導創建表。在這里，我們采用第一種方法創建表：

Step4：在圖1.4的窗體中，雙擊??“使用設計器創建表”，則會出現如圖1.5所示的對話框。



圖1.5??表設計器對話框

Step5：在“字段名稱”列的第一行中輸入authors表的第一個字段的名字??id。然后按回車鍵，此時在“數據類型”列中會顯示出一個按鈕，單擊按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“文本”選項，設置??id??字段的類型為文本型。如圖1.6所示。



圖1.6??設置字段數據類型

Step6：在“字段屬性”域的“常規”選項卡中，可以設置字段的大小、格式和規則等。如我們可以把id字段的長度大小設置為12，并且規定其不能為空，因此，可以設置如下：在??“字段大小”文本框中輸入12，在??“必填字段”文本框中輸入“是”，在“允許空字符串”文本框中輸入“否”。如圖1.7所示。



圖1.7??設置字段屬性內容

Step7：重復上述方法，添加其它字段，并設置其屬性。

Step8：設置完成后，單擊??“文件(F)”菜單，在下拉菜單中選擇??“保存”項，將會出現一個如圖1.8的對話框，在“表名稱”文本框中輸入表名??authors，單擊確定按鈕。



圖1.8??“保存”對話框

Step9：此時，系統會提示用戶建立一關鍵字段。一般情況下單擊“是”完成即可。

1.2.2??Access數據庫及其基本操作

三.表的操作

在添加了數據表之后，我們實際上就初步地完成了一個數據庫的建立工作，接下來我們就可以通過SQL語句對數據庫進行操作。當然，在Access中，對表的操作十分的方便，可以瀏覽表；為表添加、刪除備忘錄；對表記錄進行排序，因為Access是面向一些普通用戶的，所以其操作方法不必要用戶清楚SQL語句的語法及結構。在此，我們就簡要地介紹一下在Access環境下表的操作。

（1）瀏覽表

打開原先建立的test數據庫，在對象欄中雙擊authors表的圖1.標即可打開表authors。如圖1.9所示。



圖1.9??查看表??

在打開了數據表之后，我們就可以通過記錄選定器(圖1.9中左邊界的欄目)，定位按鈕(圖1.9中左下方)和滾動條(在記錄長度和數據超過一屏可以顯示的范圍時，窗體將自在右邊界與右下邊界出現滾動條)。

（2）添加與編輯記錄

在打開了的查看窗體中即可添加與編輯記錄，其方法如圖1.10所示。



圖1.10??添加與編輯表內容??

（3）刪除表中的記錄

對表中記錄的刪除兩種，一種是刪一條的記錄，其操作方法如圖1.11所示，單擊該條記錄左邊的記錄選定器選定該記錄，然后單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇刪除記錄即可；另一種操作是刪除多條記錄，其方法如圖1.12所示，單擊第一條要刪除的第一條記錄的記錄選定器，同時不要松開鼠標，繼續向下拖動，直至覆蓋要刪除的其它記錄為止，然后單擊右鍵并在彈出菜單中選擇刪除記錄。



圖1.11??刪除單條記錄??



圖1.12??刪除多條記錄