Access與Office其他成員輕松交流數(shù)據(jù)

　　Access是Office組件的重要成員其主要功能是數(shù)據(jù)庫的管理和應用由于其普及率和易用性都不及其他成員所以大家常常會覺得Access的操作不太方便比如在Access的表中要想在中間插入一條記錄就比較困難而在Word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌再比如當我們在Access的表中重復輸入相同或有一定規(guī)律的字段內(nèi)容時就自然會聯(lián)想到Excel的復制和自動填充功能但Access卻無能為力顯然如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)Access與Office組件其他成員之間進行數(shù)據(jù)交流就能夠讓這些成員為Access服務從而達到取長補短提高工作效率的目的

　　在Word中打開Access表查詢項

　　如果想把Access中的表或者查詢轉(zhuǎn)換成為Word中能夠讀取的文件格式以便利用Word進行處理可以采用以下三種方式

　　． 利用剪貼板

　　在Access中打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢項將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端當鼠標置于其上時鼠標指針會變成向右方向的箭頭）可以選擇一組記錄將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端當鼠標置于其上時鼠標指針會變成向下方向的箭頭）可以選擇一組字段當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時可選中所有記錄或者說是選中所有字段進行上述三種情況之一的選擇以后再單擊工具欄上的復制按鈕將所選內(nèi)容復制到剪貼板中如圖所示隨后再打開Word單擊工具欄上的粘貼按鈕即可將Access中表或者查詢項復制成Word中的表格如果你覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果可以選中該行后執(zhí)行格式菜單下的邊框和底紋命令按下底紋標簽按鈕選擇無填充色

　　． 導出為RTF文件

　　在Access中打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢執(zhí)行文件菜單下的導出命令將保存類型指定為Rich Text Format在Word中執(zhí)行文件菜單下的打開命令或者直接按下工具欄上的打開按鈕在隨后彈出的打開對話框中單擊文件類型旁邊的下拉列表將其指定為RTF格式找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開

　　． 直接插入數(shù)據(jù)庫

　　在Word中單擊視圖菜單下的工具欄然后將數(shù)據(jù)庫一項選中（或者將鼠標置于Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊在彈出的快捷菜單中選中數(shù)據(jù)庫一項）這時要在Word中打開Access的表或者查詢項就可以單擊新增加出來的數(shù)據(jù)庫工具欄上的插入數(shù)據(jù)庫按鈕在隨后打開的數(shù)據(jù)庫對話框中按下獲取數(shù)據(jù)標簽按鈕將文件類型指定為MS Access數(shù)據(jù)庫選中一個數(shù)據(jù)庫文件中的表或者查詢再單擊插入數(shù)據(jù)標簽按鈕

　　圖 復制表格

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